Как насчитать коммунальные платежи, если арендатор по договору в это время ими не пользовался?

Срок договора аренды истёк 31.12.2017. Согласно условиям договора арендатор за месяц прислал письмо с просьбой заключить договор на новый срок. Для заключения (заключения на новый срок) настоящего договора требуется согласование исполкома.

На предприятии арендодателя в период с 12.10.2017 по 04.01.2018 отсутствовал юрист, и этот вопрос был упущен из виду. Далее было подано на согласование в исполком заявление. Решение исполкома о заключении договора аренды на новый срок принято 30.01.2018. Т.о. договор заключается 30.01.2018. Т.к. арендатор после истечения срока действия прежнего договора продолжал пользоваться помещением и обязан оплатить арендную плату и коммунальные расхода, в договоре прописали, что «Условия настоящего договора применяются к отношениям Сторон, возникшим с 01.01.2018».

Но. К договору аренды прилагается акт приёма-передачи. Он составляется и подписывается в срок, определённый договором с момента заключения договора. Наш акт от 30.01.2018. Получается, что имущество мы передали 30.01., а арендную плату и коммунальные расходы насчитали с 01.01., т.к. фактически арендатор пользовался имуществом в этот период.

Как разрешить вопрос в сложившейся ситуации? Спасибо.