Как списать топливо при использовании личного автомобиля в служебном пользовании?

Производственная фирма. У директора личный а/м в служебном пользовании на фирме. Топливо заправляет по «таблетке». Чтобы его как-то списать, я вынуждена при ведении ведомости по расходу топлива указывать ему поездки почти через день в соседние города.

Надо ли в таком случае постоянно оформлять ему командировку и соответственно насчитывть командировочные? Или можно написать протокол (он же и учредитель), что директор по делам ездит в пределах РБ без оформления командировки?