Что делать, если контрагент из РФ случайно уничтожил экземпляр товарной накладной?

Просто Мария
12 декабря 2018 в 15:09

Здравствуйте!

У нас такая ситуация: мы отгрузили товар в РФ. Отправили туда два экземпляра ТН-2. Бухгалтер российской организации случайно порвала и выкинула наши ТН. Она думала, что они такие же, как у них. Выбросил и новый написал.

Они предлагают написать официальное письмо для нашей налоговой, взять вину на себя.

Что делать, если контрагент из РФ случайно уничтожил наш экземпляр товарной накладной?

Решетникова Алла Александровна
12 декабря 2018 в 21:27
Задать вопрос специалисту

Накладная ТН-2 оформляется грузоотправителем в двух экземплярах: первый экземпляр передается лицу, принявшему товар к доставке, и предназначен грузополучателю; второй экземпляр остаётся у грузоотправителя (пункт 4 Инструкции о порядке заполнения товарно-транспортной накладной, товарной накладной, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 30.06.2016 N 58 (ред. от 28.04.2018).

Оформленная накладная ТН-2 с приложенным к ней документом, подтверждающим принятие товара к доставке, является основанием для списания товара у грузоотправителя.

Каждая хозяйственная операция должна быть оформлена первичными учётными документами (абз. 24 ст. 1, п. 1 и 2 ст. 10 Закона о бухучете). Несмотря на отсутствие накладной, факт совершения хозяйственной операции должен быть отражён в бухучете на основании первичных учётных документов. Обращаю Ваше внимание, что выписка дубликата накладной законодательством не предусмотрена.

Хранение, учёт, использование и уничтожение бланков осуществляются организациями и индивидуальными предпринимателями в соответствии с Инструкцией о порядке использования и бухгалтерского учёта бланков строгой отчётности, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 18 декабря 2008 г. №196 «Об утверждении Инструкции о порядке использования и бухгалтерского учёта бланков строгой отчётности, признании утратившими силу некоторых нормативных правовых актов Министерства финансов Республики Беларусь»; Постановлением Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь, Министерства финансов Республики Беларусь, Министерства связи и информатизации Республики Беларусь от 12.08.2011 №33/77/17 (ред. от 07.02.2018) «Об утверждении Инструкции о порядке приобретения, учёта, хранения, использования и возврата бланков документов с определённой степенью защиты, включенных в перечень бланков документов и документов с определённой степенью защиты и печатной продукции, информация о которых подлежит включению в электронный банк данных бланков документов и документов с определённой степенью защиты и печатной продукции».

В случаях утраты или хищения бланков строгой отчётности материально ответственное лицо обязано сообщить об этом руководителю организации (индивидуальному предпринимателю). При этом назначенной комиссией проводится проверка фактического наличия бланков и составляется акт с указанием обстоятельств утраты (хищения), порчи, количества недостающих бланков строгой отчётности с перечислением их серий и номеров. Акт представляется руководителю организации (индивидуальному предпринимателю) для принятия соответствующего решения. (Из документа: Постановление Министерства финансов Республики Беларусь от 18.12.2008 №196 «Об утверждении Инструкции о порядке использования и бухгалтерского учёта бланков строгой отчётности, признании утратившими силу некоторых нормативных правовых актов Министерства финансов Республики Беларусь»).

В указанной ситуации целесообразно действовать следующим образом:

  • Сообщить руководителю организации о факте утраты накладной и невозможности получения копии (п. 14 Инструкции №33/77/17), возможно путём написания докладной записки.
  • Руководитель организации создаёт комиссию по расследованию данного факта (п. 20 Инструкции №33/77/17 ). При обнаружении фактов порчи, утраты, хищения бланков не позднее трёх рабочих дней со дня их обнаружения руководителем организации или индивидуальным предпринимателем создаётся комиссия по проверке обнаруженных фактов.
  • Под порчей бланка понимается повреждение его поверхности (дыры, стёртость и прочее) при хранении, транспортировке бланка.
  • Индивидуальные предприниматели, осуществляющие деятельность без привлечения наёмных работников, являющихся материально ответственными лицами, проводят проверку фактов порчи, утраты, хищения бланков без создания комиссии.)
  • Комиссия обязана взять пояснения у работников, причастных к утере накладной, для установления обстоятельств, при которых она была утрачена (ч. 1 ст. 199 Трудового кодекса Республики Беларусь); установить причины, по которым документ невозможно восстановить; собрать доказательства того, что хозяйственная операция имела место: взять пояснение у перевозчика, у лица отпускавшего товар со склада. Необходимо иметь в наличии документы, подтверждающие факт совершения хозяйственной операции (договоры, платежные документы, ЭЧСФ, акты сверки расчетов и т.д.).
  • На основании собранных комиссией сведений, в произвольной форме составляется первичный учётный документ. К оформленному вместо утерянной накладной документу прикладываются собранные документы, подтверждающие факт совершения хозяйственной операции. Составленный первичный учётный документ вместе с приложенными к нему документами хранят вместо утерянной накладной (п. 1 и 2 ст. 10 Закона о бухучёте).
Материал подготовлен с использованием правовой системы «Ilex» и актуален по состоянию на 12.12.2018 г.
Контакты специалиста:
Телефон: +375 (29) 895-72-72 Все контакты