Как выставить фирме счет по гарантии

Добрый день!
Первый раз задаю вопрос на сайте, может, Вы мне подскажете...
Наша фирма является официальным дилером одной фирмы, они выпускают сельскохозяйственную технику, а мы продаем и выезжаем по гарантии.
Подскажите, пожалуйста, как нам оформлять гарантию, начислять заработную плату механику, который выезжает? Как выставить фирме счет по оказанной гарантии?
Я начинающий бухгалтер, а предыдущий ничего не оформлял по гарантии. Сейчас фирма требует, чтобы мы восстановили затраты по гарантии.
Спасибо.