Если у поставщика из РФ нет возможности выписать мне накладную, есть ли еще варианты правильного оформления документации?

Здравствуйте, Вероника!
Под словами «чем больше деталей, тем подробнее ответит специалист» имелось в виду количество деталей в вопросе, а не количество вопросов :)

• В соответствии с Указом № 222 от 16.05.2014 г., «документами, подтверждающими приобретение товаров на территории государств — членов Таможенного союза за наличный расчёт индивидуальными предпринимателями, уплачивающими единый налог, являются первичные учётные документы, предусмотренные законодательством государства, на территории которого приобретены товары, с приложением к ним кассовых (товарных) чеков, квитанций или других документов, подтверждающих оплату товаров, а также счетов-фактур, если их оформление предусмотрено законодательством государства — члена Таможенного союза, на территории которого приобретены товары». В РФ первичными учётными документами на товар, отгружаемый субъектом хозяйствования другому субъекту хозяйствования, являются накладные.
• Учётные документы:

— для плательщиков УСН: книга учёта доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, применяющих упрощённую систему налогообложения;
— для плательщиков ЕН: книга учёта выручки от реализации товаров (работ, услуг);
— для всех: книга проверок, книга замечаний и предложений, книга учёта БСО (при наличии БСО), книга кассира (при наличии КСА).