срок завершения внешнеторговой сделки

Добрый день, Юлия Александровна!
Помогите, пожалуйста, как выйти из сложившейся ситуации малой кровью… 4 августа 2014 осуществили предоплату поставщику (Германия). До истечения 60 дней должны были получить товар в соотв. с Указом № 178 от 27.03.2008г. Но не получили, т.к. товар был утерян. Разыскивали долго, нашли.
Пришёл на таможню 31.10.2014 г. Всё бы хорошо, но разрешение в Нацбанке на продление завершения срока внешнеторговой операции не получили. Попросту забыли. Как лучше поступить, чтобы ответственность была сведена к минимуму?
Заранее благодарна.