Гос.закупка. Переговоры.

Гос. учреждение провело гос. закупку (переговоры) в мае месяце — текущий ремонт печного отопления согласно решению исполкома. Решение было на 4 печки. Закупку провели на 5 печей. Заключили договор подряда на 4 печки согласно решению исполкома. В июле месяце было принято решение ещё на 1 печь. Было сделано доп. соглашение на 1 печь, и увеличена та сумма, которая вначале прошла по переговорам.

Вопрос: может, изначально нужно было заключить договор на 5 печей, как на переговорах? Но на это не было решения. Какие мы допустили нарушения? И какой штраф может быть в этой ситуации?