Что делать, если контрагент из РФ случайно уничтожил экземпляр товарной накладной?

Накладная ТН-2 оформляется грузоотправителем в двух экземплярах: первый экземпляр передается лицу, принявшему товар к доставке, и предназначен грузополучателю; второй экземпляр остаётся у грузоотправителя (пункт 4 Инструкции о порядке заполнения товарно-транспортной накладной, товарной накладной, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 30.06.2016 N 58 (ред. от 28.04.2018).

Оформленная накладная ТН-2 с приложенным к ней документом, подтверждающим принятие товара к доставке, является основанием для списания товара у грузоотправителя.

Каждая хозяйственная операция должна быть оформлена первичными учётными документами (абз. 24 ст. 1, п. 1 и 2 ст. 10 Закона о бухучете). Несмотря на отсутствие накладной, факт совершения хозяйственной операции должен быть отражён в бухучете на основании первичных учётных документов. Обращаю Ваше внимание, что выписка дубликата накладной законодательством не предусмотрена.

Хранение, учёт, использование и уничтожение бланков осуществляются организациями и индивидуальными предпринимателями в соответствии с Инструкцией о порядке использования и бухгалтерского учёта бланков строгой отчётности, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 18 декабря 2008 г. №196 «Об утверждении Инструкции о порядке использования и бухгалтерского учёта бланков строгой отчётности, признании утратившими силу некоторых нормативных правовых актов Министерства финансов Республики Беларусь»; Постановлением Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь, Министерства финансов Республики Беларусь, Министерства связи и информатизации Республики Беларусь от 12.08.2011 №33/77/17 (ред. от 07.02.2018) «Об утверждении Инструкции о порядке приобретения, учёта, хранения, использования и возврата бланков документов с определённой степенью защиты, включенных в перечень бланков документов и документов с определённой степенью защиты и печатной продукции, информация о которых подлежит включению в электронный банк данных бланков документов и документов с определённой степенью защиты и печатной продукции».

В случаях утраты или хищения бланков строгой отчётности материально ответственное лицо обязано сообщить об этом руководителю организации (индивидуальному предпринимателю). При этом назначенной комиссией проводится проверка фактического наличия бланков и составляется акт с указанием обстоятельств утраты (хищения), порчи, количества недостающих бланков строгой отчётности с перечислением их серий и номеров. Акт представляется руководителю организации (индивидуальному предпринимателю) для принятия соответствующего решения. (Из документа: Постановление Министерства финансов Республики Беларусь от 18.12.2008 №196 «Об утверждении Инструкции о порядке использования и бухгалтерского учёта бланков строгой отчётности, признании утратившими силу некоторых нормативных правовых актов Министерства финансов Республики Беларусь»).

В указанной ситуации целесообразно действовать следующим образом:

• Сообщить руководителю организации о факте утраты накладной и невозможности получения копии (п. 14 Инструкции №33/77/17), возможно путём написания докладной записки.
• Руководитель организации создаёт комиссию по расследованию данного факта (п. 20 Инструкции №33/77/17 ). При обнаружении фактов порчи, утраты, хищения бланков не позднее трёх рабочих дней со дня их обнаружения руководителем организации или индивидуальным предпринимателем создаётся комиссия по проверке обнаруженных фактов.
• Под порчей бланка понимается повреждение его поверхности (дыры, стёртость и прочее) при хранении, транспортировке бланка.
• Индивидуальные предприниматели, осуществляющие деятельность без привлечения наёмных работников, являющихся материально ответственными лицами, проводят проверку фактов порчи, утраты, хищения бланков без создания комиссии.)
• Комиссия обязана взять пояснения у работников, причастных к утере накладной, для установления обстоятельств, при которых она была утрачена (ч. 1 ст. 199 Трудового кодекса Республики Беларусь); установить причины, по которым документ невозможно восстановить; собрать доказательства того, что хозяйственная операция имела место: взять пояснение у перевозчика, у лица отпускавшего товар со склада. Необходимо иметь в наличии документы, подтверждающие факт совершения хозяйственной операции (договоры, платежные документы, ЭЧСФ, акты сверки расчетов и т.д.).
• На основании собранных комиссией сведений, в произвольной форме составляется первичный учётный документ. К оформленному вместо утерянной накладной документу прикладываются собранные документы, подтверждающие факт совершения хозяйственной операции. Составленный первичный учётный документ вместе с приложенными к нему документами хранят вместо утерянной накладной (п. 1 и 2 ст. 10 Закона о бухучёте).