Если я правильно поняла, то работником был приобретён товар для нужд организации.
Если так, то работник обязан отчитаться (составить авансовый отчёт) в течение 3-х рабочих дней после приобретения товара, исключая день приобретения. К авансовому отчёту следует приложить кассовый чек. Здесь есть нюанс. Просто кассовый чек с суммой не годится. Если в чеке нет расшифровки: наименования товара, количества, цены, суммы, то к этому чеку нужно потребовать у продавца товарный чек, содержащий недостающую информацию. Этот товарный чек должен быть подписан лицом, отпустившим товар: должность, Ф.И.О. К кассовому чеку прилагается именно «товарный чек», а не «копия чека». В современном законодательстве нет понятия «копия чека», многие продавцы так пишут по старинке.
Сами авансовые отчёты с прилагаемыми к ним документами (чеками, квитанциями и т.д.) хранятся в организации в течение трёх лет после завершения налоговой проверки.
И ещё нюанс: кассовые чеки быстро выгорают. Советую делать их ксерокопию и заверять печатью организации, чтобы не возникло проблем с проверяющими органами.
С уважением, директор ЧП «ЛюксБаланс», Наталья Бузёнок