Как правильно списать топливо, чтобы у ИМНС не было вопросов к работнику?

Добрый день, Екатерина!

1. Если есть возможность удержать деньги из причитающихся учредителю сумм (например, зарплаты дивидендов), то нужно провести внеплановую инвентаризацию, выявить комиссионно недостачу, издать приказ на удержание, удержать. Или предложить работнику внести деньги за недостачу, или купить за наличный расчёт топливо.
   
   Если всё-таки хотите отразить в учёте как недостачу, то начинать нужно с инвентаризации.
   
   Порядок корректировки НДС в доступной форме изложен в Письме Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь от 28.03.2017 № 2-1-10/00584 «О корректировке налоговых вычетов по НДС в случае порчи, утраты товаров» .

2. Если у вас ООО. Как вариант — можно выплатить ему дивиденды в натуральной форме (топливом). Для распределения и выдачи участнику (учредителю) организации дивидендов в натуральной форме (в виде топлива) организация должна получить такие материалы и отразить их поступление у себя в бухгалтерском учете.
   
   Мне не известны взаимоотношения между вашими учредителями, поэтому, исходя из вышеизложенного, в первую очередь сами учредители должны дать оценку приведённой ситуации, и довести до бухгалтера своё решение. Будут ли они квалифицировать действия соучредителя как хищение или недостачу, или решат между собой по-дружески. Бухгалтер или отразит в учёте недостачу, или начислить дивиденды. Дивиденды облагаются подоходным налогом.

3. Если у Вас ЧУП и один учредитель, он же собственник, то он может изъять имущество своего предприятия по Решению учредителя. Стоимость такого имущества облагается подоходным налогом на дату изъятия имущества (дату заправки топлива).