Как заполнять путевые листы?

Добрый день, Виталий!

Упаси Боже, я такого не писала «т.е. заключить сам с собой договор аренды авто». Сделки заключённые с самим собой признаются недействительными:)
ШАГ 1: Если автомобиль в Вашей собственности, то следует принять письменное решение (можно от руки написать) Я, Индивидуальный предприниматель Шинкевич Виталий Витальевич принимаю решение:

Ввести 01.01.2022 в эксплуатацию легковой автомобиль TOYOTA COROLLA 1,4 VVTi, 2003 года выпуска номер кузова __________, регистрационый знак _________ для использования в предпринимательской деятельности.

2. В соответствии с Постановлением Министерства транспорта и коммуникаций Республики Беларусь от 31.12.2008 № 141 Об утверждении Инструкции о порядке применения норм расхода топлива для механических транспортных средств, машин, механизмов и оборудования (далее — Инструкция), сведении из технических характеристик завода-изготовителя:

2.1. соответствии с подпунктом 1900 таблицы 1 приложения 1 Постановление Министерства транспорта и коммуникаций Республики Беларусь от 6 января 2012 г. № 3 Об установлении норм расхода топлива в области транспортной деятельности и признании утратившими силу некоторых нормативных правовых актов Министерства транспорта и коммуникаций Республики Беларусь, установить нормы расхода топлива легкового автомобиля TOYOTA COROLLA 1,4 VVTi, 2003 года выпуска мощность двигателя, 71 kW в размере - 6,5 л/100 км;
2.2. Производить:

• повышение линейной нормы расхода топлива на 8% (0,52 л/100км), в соответствии с подпунктом 10.17. Инструкции, как для механического транспортного средства с истекшим нормативным сроком службы (автомобили среднего класса (с рабочим объемом двигателя от 1,2 до 1,8 л) – 7 лет, шифр амортизационных отчислений 50418); С учетом повышения норма расхода топлива устанавливается в размере 7,02 л/100 км (0,52+6,5)
• понижение линейной нормы расхода топлива при эксплуатации автомобиля на участках дорог с асфальтобетонным и цементобетонным покрытием за пределами населенного пункта на 1% (0,07 л/100 км). С учётом понижения норма расхода топлива устанавливается в размере 6,95 гл/100 км пробега (7. 02-0,07).

Шаг 2: Следует принять к учёту автомобиль. То есть вписать его в Книгу учёта основных средств, по форме, согласно Приложению 3 к Инструкции о порядке ведения учета доходов и расходов 30.01.2019 № 5. Если автомобиль Б/у, то графы 4,5,6 Книги не заполняются. В графу 7 вписываете затраты на ремонт и техобслуживание. Учёт топлива производится по путевым листам. Можно завести один путевой лист на месяц. Пробег из путевого листа умножается на норму расхода топлива. Учёт топлива ведётся в книге учёта сырья и материалов по форме, согласно приложению 6 к Инструкции № 5.
Шаг 3: По истечении квартала итоги по Книге ОС и книге материалов переносятся в КУДиР.

Если учёт не вести, а просто списывать на расходы по чекам топливо и иные расходы, то при налоговой проверке их исключат из затрат.

Если вам трудоёмко вести учёт ОС и топлива в Книгах, установленных Инструкцией № 5, то Вы можете изобрести свои учётные документы или вести учёт в программе 1-с Бухгалтерия. такая возможность предоставлена п. 13 Инструкции № 5: «Вместо форм книги учета основных средств, книги учета нематериальных активов, книги учета отдельных предметов в составе оборотных средств, книги учета сырья и материалов и книги учета товаров (готовой продукции), установленных настоящей Инструкцией, плательщики вправе самостоятельно разработать формы таких учетных документов, предусмотрев в них показатели, необходимые для исчисления налоговой базы, и (или) показатели, отражающие учет имущества и его реализацию в количественном и стоимостном выражении по каждому виду товаров (работ, услуг), имущественных прав, а также иные показатели, связанные со спецификой осуществляемой ими деятельности». Выбранное решение следует также закрепить в письменной форме

Обращаю внимание — книгу учёта доходов и расходов вести нужно обязательно!