Пунктом 77 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек определено, что при выдаче трудовой книжки (ее дубликата), а также вкладыша к ней работник производит оплату стоимости соответствующего бланка в сумме, затраченной нанимателем на их приобретение, за исключением случаев утраты трудовой книжки по вине нанимателя.
Вне зависимости от используемой программы:
- оприходование бланков трудовых книжек на забалансовом счёте — дебет счёта 006 «Бланки документов с определённой степенью защиты»;
- оприходование бланков трудовых книжек на балансовом счёте — дебет счёта 10 «Материалы», кредит счёта 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»;
- списание выданных трудовых книжек на забалансовом счёте — кредит счёта 006 «Бланки документов с определённой степенью защиты»;
- списание выданных трудовых книжек на балансовом счёте — дебет счёта 90 «Доходы и расходы по текущей деятельности», субсчёт 90-10 «Прочие расходы по текущей деятельности», кредит счёта 10 «Материалы»;
- отражение стоимости выданных работникам трудовых книжек — дебет счёта 73 «Расчёты с персоналом по прочим операциям», кредит счёта 90 «Доходы и расходы по текущей деятельности», субсчёт 90-7 «Прочие доходы по текущей деятельности»;
- отражение сумм денежных средств, внесённых в кассу организации работниками либо удержанных из заработной платы за выданные трудовые книжки — дебет счетов 50 «Касса», 70 «Расчёты с персоналом по оплате труда», кредит счёта 73 «Расчёты с персоналом по прочим операциям».