Возмещение командировочных расходов

Добрый день, Александр!

Попробуем отделить «мух от котлет»:

1. «Водитель находился сутки на территории РБ и сутки на территории РФ, затем снова сутки на территории РБ. Помогите рассчитать командировочные и жильё без документов». Мало данных для решения задачи. Здесь имеет существенное значение время пересечения границы. Если в день отъезда и в день возвращения он пересекал границу с РФ, то суточные за все три дня следует рассчитывать в долларах США , а «жильё без документов» — за 2 дня в долларах США. Суточные в РФ — 30$, «жильё без документов» — от 5 до 20% от суммы 120$, а направленным в Москву и СПб — от суммы 140$. Конкретный процент нужно установить приказом.
2. «Можно ли отправлять работника без командировочных расходов, а возмещать ему потом по приезде? Не будет ли вопросов у проверяющих, где водитель взял рос. рубли для поездки?»
   Перед направлением в командировку наниматель обязан выдать аванс на предстоящие расходы водителю в полном размере. Если аванс не выдан, работник имеет право не ехать в командировку. Но если поехал, значит, у Вас с ним договорённость. Раз поехал без Ваших денег, то откуда он взял деньги в этом случае — это его проблемы. По прибытии из командировки наниматель обязан возместить работнику расходы в течение 30 дней со дня представления авансового отчёта (суточные, проживание, топливо, запчасти, ремонт, плата за дороги и др.). Авансовый отчёт представляется в течение 3-х дней со дня прибытия из командировки.
   Суточные, проживание без подтверждающих документов рассчитываются в долларах США по указанным выше нормам, остальное — в валюте приобретения. Если с работником достигнута договорённость, то все эти расходы можно оплатить ему в пересчёте на белорусские рубли по курсу на дату написания авансового отчёта по прибытии из командировки. Решение о выплате расходов на командировку в белорусских рублях нужно отразить в приказе.
3. Всё вышеуказанное можно применять только в случае, если наниматель соблюдает порядок документального оформления направления работника в загранкомандировку, то есть:
   а) издаёт приказ о командировании;
   б) издаёт задание на командировку;
   в) принимает от работника отчёт о командировке.
   В противном случае оплату командировочных расходов проверяющие органы могут счесть необоснованными выплатами и обложить подоходным налогом (13%) и страховыми взносами в ФСЗН и «Белгосстрах» (более 35%).
4. «Можем ли мы возместить работнику командировочные расходы в бел. рублях и рос. рублях?»
   В белорусских рублях — можете, издав соответствующий приказ (см. п. 2 ответа). В валюте тоже можете, если у Вас есть валютный счёт и валюта на нём (подробнее см. тут).
   Валюту снимаете в банке и оплачиваете командировочные расходы, но только за время пребывания за границей. На территории РБ — в белорусских рублях.
5. «Можно ли отправлять работника без командировочных расходов, а возмещать ему потом по приезде? Не будет ли вопросов у проверяющих, где водитель взял рос. рубли для поездки? Спасибо огромное».
   Смотрите пункт 2 ответа. Пожалуйста, тоже очень огромное :))
6. «1. Если выплачивать командировочные расходы в бел. рублях, то получается, что нет никакой курсовой разницы? 2. Размер суточных и жилья по РБ?»
   Курсовой разницы нет, размер суточных по РБ — 60 000 рублей, проживание — 20 000.
7. «Нужно ли вести кассовую книгу, если выдавать работнику командировочные расходы в рос. рублях?»
   Не обязательно, но нужно издать приказ, если не хотите её вести (подробности см. тут).

С уважением, ЧП «ЛюксБаланс»